昨今、巷ではよく「生産性を向上させよう」「働き方改革をしよう」などの言葉が聞こえてきませんか。
もちろん企業にとっても生産性が高い人材の市場価値は高いですから、
意識的にそうなるよう教育などは行うのですが、
やはり労働者視点で考えても「プライベートの時間を充実させたい」
「仕事での評価を上げてキャリアアップしたい」と思うのは自然なことかもしれませんね。
今回は仕事の出来る人と出来ない人の違いをまとめてみましたので、
生産性を上げるためにはどのような工夫や考え方があるのか少しでも参考になれば幸いです。
➀目的観が違う
仕事が出来ない人は目的が曖昧なまま作業を始める。
仕事が出来る人は本質的な目的を確認し、その作業の意味を考えてから取り掛かる。
場合によってはその作業は必要が無くなるかもしれない、もっと効率が良い方法があるかもしれないと考える。
②タスク管理の仕方が違う
仕事ができない人は、タスクを全て頭で覚えようとする。
仕事ができる人は、紙やアプリ、PC、付箋に記憶させる。
無駄なエネルギーを使わず、意思決定・問題解決のために頭のリソースを確保する。
③集中力と環境づくりが違う
仕事ができない人の携帯は、仕事中でもメールやLINE、通話の通知がひっきりなしに鳴る。
また休憩せずに仕事し続けることを良しとする。あるいはダラダラと休憩をして時間を浪費する。
これくらいの時間作業してもさほど影響はないというロスタイムを積み重ねていく。
仕事ができる人は、スマホの通知など、集中力を阻害するものを意識的にOFFにする。
休憩はこまめにし、集中力を持続させる。
集中力の低下による生産性の低下がどれだけ致命的か知っている。
④ファイルの管理の仕方が違う
仕事ができない人は、フォルダー内に過去の不要ファイルを溜め込んでいく。
紙のノート、エクセル、Evernote、バラバラの場所に、バラバラの形で情報を保管する。
仕事ができる人は、後から欲しい情報にスピーディーにアクセスできるように、不要データや不要な書類はバッサリと捨てる。
もし「今は必要ないが、後から必要になるかもしれない」ものであれば、「仮ゴミ箱フォルダ」を作って、どんどん投げ込んでいく。
また重要な情報、頻繁に見る情報を一元化して管理する。
たとえば、重要な用語は全て1枚のエクセルシートあるいはEvernoteにまとめる。後から検索すればすぐ見つけられるようにしておく。
➄睡眠についての考え方が違う
仕事ができない人は、追い込まれたときに睡眠時間を削ろうとする。
結果的に睡眠不足で遅刻したり、体調不良で普段の生産性を低下させる。
仕事ができる人は、睡眠時間を何としてでも守り抜こうとする。
睡眠不足によるパフォーマンス低下やストレス蓄積を未然に防ぐ。
⑥納期の考え方が違う
仕事ができない人は、時間内いっぱいで終わればよしとする。
仕事ができる人は6割程度の時間で終わるようペースセットし、不測のトラブルにも備える。
⑦データの使い方が違う
仕事ができない人は、一から情報を集め、一から資料を作ろうとする。
仕事ができる人は、既存のデータを使いまわせないか考える。
自分のアウトプットイメージに近いデータがネット上に転がっていないか、誰かが過去に作ったデータを流用出来ないか考える。
➇資料の体裁についての考えが違う
仕事ができない人は、無駄に時間をかけて装飾・デザインにこだわる。
仕事ができる人は、目的に合わせて、適切にデザインにこだわる。
⑨仕事の進め方が違う
仕事ができない人は、すべて完成してから見せる。
結果、間違ったアウトプットだった場合差し戻しをうけ振り出しに戻る。
仕事ができる人は、アウトプットをしたら7割程度の未完成でもフィードバックをもらう。
間違った方向に向かって作業を進めることは、致命的な時間のロスであることを知っている。
⑩仕事と作業の振り返り方が違う
仕事ができない人は、仕事をやりきった後に振り返らない。
仕事ができる人は、次同じ作業に直面したときに、よりスムーズに処理できるよう具体的な作業レベルでマニュアル化をする。またツール化を図る。
⑪会議の考え方が違う
仕事ができない人は、議論して満足する。決断を先延ばしにする。
仕事のできる人は、「次のアクションは何か」を決めるための議論をする。
必要な情報が集まったらすぐに決断をする。
⑫ルール、慣習への考え方が違う
仕事ができない人は、本質よりもルールや慣例を重視し、そのルールに則って成果を評価する。
仕事ができる人は、どれだけ顧客（ユーザー）にとっての価値を生み出したかで成果を評価する。
⑬仕事のふり方が違う
仕事ができない人は、すべて自分でやろうとする。
仕事ができる人は、自分でやったほうが早い場合でも部下に任せる。
任せなければ部下はいつまでも仕事ができるようにはならない。
⑭人間性について
仕事ができない人は、部下に向かって自慢話や仕事論、優秀さアピールを語る。
仕事ができる人は、目下の人間であっても真摯に耳を傾け、何かを吸収しようとする。
まとめ
いかがだったでしょうか。生産性が高い人は高い人なりの考え方や習慣をもっており、日々プライベートや自分の気分が良くなるサイクルを自ら作れている感じがしますね。すべてを真似するのは難しいかもしれませんが、少しづつでも取り入れることでその意義やメリットを体感でき、更に生産性を高めたいというモチベーションに繋がるかもしれません。是非参考にしてみてくださいね。
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